Mahusay na pagpupulong: 7 mga patakaran para sa mga produktibong pagpupulong

Ang mga pagpupulong ay talagang dapat makatulong sa komunikasyon. Ngunit kung tatagal sila ng mas mahaba kaysa sa kinakailangan, pipigilan ka nila sa paggawa ng mas mahahalagang bagay. Sa 7 mga tip na ito, ang mga pagpupulong ay maaaring maging wakas maging mahusay.

Sama-sama ng utak, pag-usapan ang mahahalagang balita, pasulong na mga desisyon - sa katunayan, ang mga pagpupulong ay batay sa isang magandang ideya. Sa ilalim ng ilang mga kundisyon, gayunpaman, nag-drag sila nang hindi kinakailangan.
Hindi lamang ito nagiging sanhi ng pagkabigo, ang mga empleyado ay nagsasayang din ng mahalagang oras ng pagtatrabaho kung saan maaari nilang magawa ang kanilang mga gawain.Gayunpaman, sa mga sumusunod na pitong alituntunin, maaari mong pagbutihin ang kulturang pagpupulong sa iyong koponan at sa wakas ay magsagawa ng mga produktibong pagpupulong.

1. Tukuyin muna ang isang listahan ng mga paksa

Tulad ng maraming mga bagay, ang paghahanda ay ang alpha at omega ng mga pagpupulong. Ang isang plano sa paksa ay partikular na mahalaga. Kung walang kongkretong agenda, ang pagpupulong ay maaaring mabilis na magtapos sa isang tsismis sa kape, kung saan maraming pinag-uusapan at napag-usapan, ngunit ang aktwal na mga gawain ay hindi nasuri.

Ang mga paksa ay maaari ring sumiklab nang paulit-ulit kung walang nakasulat na plano ng mga paksa. Ang mga empleyado ng tagagawa ng software na Amerikano na 'Brivo ' ay nakagawa ng isang bagay na partikular na orihinal upang kontrahin ang problemang ito: Ang bawat kalahok sa pagpupulong ay binibigyan ng isang table tennis bat. Sa lalong madaling paglabas ng isang paksang napag-usapan, gagamitin ng mga kalahok ang club bilang isang stop sign.
Ang mga table tennis bat na maaari mong gamitin bilang isang stop sign ay matatagpuan dito sa Amazon.
Maaari kang mag-order ng isang whiteboard dito sa Amazon kung ang tukoy na mga listahan ng paksa ay isang pagpipilian para sa iyo.

2. Huwag mag-alok ng anumang puwang para sa "iba pang mga paksa "

Ang mga listahan ng paksa ay madalas na nagtatapos sa puntong "Iba ". Gayunpaman, maaari itong mangyari na ang mga empleyado ay tumutukoy lamang sa mga paksa sa puntong ito, na nasa puso, bagaman hindi lahat ng mga kalahok sa pulong ay apektado - dalisay na pag-aaksaya ng oras.
Para sa kadahilanang ito, ang punto "iba pang " ay dapat tanggalin nang walang kapalit. Anyway, ito ay karaniwang natatakot lamang na nakalimutan ang isang bagay na mahalaga.

3. Tukuyin ang tagal bago

Ang mga pagpupulong na walang nakapirming iskedyul ay mapanganib. Dahil pagkatapos ay madalas silang tumagal ng mas matagal kaysa kinakailangan. At ang mga empleyado ay nag-aaksaya ng mga mamahaling oras ng pagtatrabaho.
Ang ulo ng pulong ay dapat na mag-isip tungkol sa tagal at temporal na proseso. Ilang minuto ang dapat makipag-usap sa koponan tungkol sa ilang mga paksa? Gaano katagal ang kinakailangan upang makahanap ng solusyon para sa problema xy? Ito ay maaaring deduced kung gaano katagal ang pulong ay maaaring kumuha ng pangkalahatang.

4. Tagapangasiwa at Pangalan ng Log

Ang isang moderator at isang tagakuha ng tala ay dapat na itinalaga upang ang mga kalahok ay sumunod sa iskedyul at agenda.
Sa panahon ng pagpupulong, tinitiyak ng moderator na ang tagal na tinukoy para sa mga indibidwal na paksa ay hindi lumampas. Upang gawing mas madali ang kanyang trabaho, ang isang malaking orasan ay dapat na nakabitin sa silid ng pagpupulong upang ang mga kalahok mismo ay mabantayan ang oras.
Itinatala ng tagabantay ng minuto ang lahat sa pagsulat upang ang mga resulta na nakuha sa pagpupulong at mga bagong tanong na lumitaw ay hindi mawawala. Ang mga pulong ng minuto ng pulong, na maaari mong mag-order dito mula sa Amazon, ay partikular na kapaki-pakinabang.

5. Mag-imbita lamang ng mga apektadong kasamahan

Naisip mo na ba: "Ano ba talaga ang ginagawa ko rito?? Magagawa nila ito nang wala ako! Mayroon akong mas mahalagang mga bagay na dapat gawin."Kung gayon ito ay isang palatandaan na ang mga empleyado sa iyong kagawaran ay iniimbitahan sa mga pagpupulong na hindi kinakailangang naroroon.
Itakda ang iyong sarili sa panuntunan sa pagkuha lamang ng mga kasamahan sa mga pagpupulong na talagang kasangkot sa proseso ng paggawa ng desisyon. Kung ang mga mahahalagang tao ay nawawala, mas mahusay na ipagpaliban ang buong appointment kaysa umupo nang dalawang beses.

Ika-6. Gaganapin ang mga pagpupulong

Isang napaka-simpleng trick na maaaring makatipid ng napakaraming oras: huwag umupo sa conference room, ngunit hawakan ang appointment sa isang mataas na mesa. Ang kakulangan sa ginhawa na kasama ng pagtayo sa mahabang panahon ay pinipigilan ang mahahabang talakayan.
Ang paglalakad sa isang pagpupulong ay naiisip din kung ang pangkat ay hindi gaanong kalaki. Lumilikha ang kilusan ng labis na dosis ng pagkamalikhain.

Ika-7. Suriin ang pangangailangan para sa pagpupulong paminsan-minsan

Maraming mga pagpupulong lamang ang gaganapin sapagkat palagi itong nagaganap tuwing linggo. Sulit na kwestyunin ang kahulugan ng iba't ibang mga tipanan paminsan-minsan.
Posibleng ang mga proseso ay nagbago sa paraang tatlo lamang sa pitong kalahok ang magpapasiya? Marahil ay sapat na upang simpleng ikalat ang tinalakay na impormasyon sa pamamagitan ng email? Ang ilang mga gawain ay maaari ding maproseso nang magkasama sa isang cloud document.
Sa una ay kakaiba ang pakiramdam na masira ang hindi nakasulat na "minsan sa isang linggo / buwan" na batas. Ngunit marahil ito ay magiging isang pagpipilian upang tumawag ng hindi bababa sa bawat iba pang mga pagpupulong kung walang talakayin? Ang mga empleyado ay tiyak na magiging masaya tungkol sa karagdagang oras para sa iba pang mga gawain.

Gayundin sa gofeminine: Ang pinakanakakatawang mga slogan sa opisina: "Tumatawag ang trabaho, ngunit hindi ko marinig ang lahat "
© iStock